寄附を受領した団体は、推薦書の空欄を埋める前に、受領までの記録を一つにまとめます。申込書、受領書、入金または引渡しの記録が、同じ寄附を示しているかを確かめます。そのうえで、寄附目的に関係する府省等へ、現行様式、提出経路、期限を確認します。

最初に、提出先と現行様式を確認する

紺綬褒章は、表彰される事績が生じた都度、各府省等の推薦に基づいて審査されます。これは、内閣府の制度概要に示された全国共通の流れです。

一方で、推薦資料の書類名、部数、提出方法は、同じ資料には示されていません。受入団体は、自団体の古い控えをそのまま使わず、所管府省へ現行版を確認する必要があります。

所管府省とは、寄附目的や団体の業務に関係する国の窓口です。公益法人が紺綬褒章の公益団体認定を相談するときも、内閣府の公益法人向け案内は、目的事業に関係の深い府省庁への相談を案内しています。

大学の公表例では、大学が資料を作成し、文部科学省を経て内閣府へ提出しています。自治体や別分野の公益団体では経路が異なるため、大学の様式を他団体へ転用することはできません。

同じ寄附を示す照合記録を一つ作る

提出書類を別々に作ると、同じ項目へ少しずつ違う内容を書きやすくなります。先に、団体内で基準にする照合記録を一つ作ると、相違に気づきやすくなります。

当サイトでは、公開書式を読み比べるとき、次の事項を一つの記録にまとめる方法を勧めます。

  • 寄附者の氏名または団体名と、当時の住所または所在地
  • 寄附の申込日、受領日、分納の場合は各回の受領日と完納日
  • 寄附の目的と、受入れを決定した団体内の記録番号
  • 金銭の額、または物件の名称、数量、評価額
  • 申込書、受領書、入金記録、引渡し記録の保管場所
  • 寄附者へ渡した品や便宜の有無と内容
  • 公益団体としての認定状況と、推薦資料の提出予定先

文部科学省が作成した令和6年4月1日付の案内には、寄附調査書、寄附申込書、寄附受領書が並んでいます。個人か団体か、金銭か物件かによって、追加資料も分かれています。

この案内は、公益財団法人仁科記念財団が公開していた文部科学省作成資料です。2026年7月14日時点ではPDFへ直接アクセスできず、文部科学省公式サイトでも現行版を確認できませんでした。過去の様式例として読み、実際の提出には所管窓口が指定する現行版を使ってください。

申込日、受領日、完納日は分けて記録する

寄附を申し込んだ日と、団体が金銭や財産を受け取った日は、同じとは限りません。申込書の日付を受領日として写すと、受領書や入金記録と合わなくなります。

文部科学省の令和6年版案内では、申込日と受領日が異なる場合に、受領が遅れた経緯を説明する書類を求めています。領収書の日付と受領日が異なる場合は、別の理由書を作る例も示されています。日付を一つにそろえるのではなく、それぞれの日付と、間が空いた理由を記録する考え方です。

分納では、各回の入金記録と、全額がそろった完納日を分けます。東京科学大学の案内は、あらかじめ申し出た分納を完納した時点で推薦すると説明しています。これは同大学の運用例です。分納期間や完納日の扱いは、各団体の所管窓口へ確認してください。

金銭と物件では、金額を示す証拠が異なる

金銭の寄附では、受領書と入金記録を照合します。複数回の入金がある場合は、各回の金額を足した合計と推薦資料の金額を比べます。

不動産、有価証券、美術品などの物件寄附では、受け取った物件を特定する記録と、評価額の根拠が必要になります。文部科学省の令和6年版案内には、寄附物件評価額対照表、価格評価書、評価者の履歴書などが掲載されています。

大阪市の寄附者待遇規則実施要綱にも、物品の種類に応じて領収書、評価調書、専門家による評価調書の写しを添える規定があります。これは大阪市の内部手続です。評価方法や必要な評価者まで、全国共通と考えることはできません。

物件名と評価額だけを書いて終わらせず、数量、評価日、評価方法、根拠資料の作成者を記録します。所管窓口から別の評価方法を求められたときも、差が生じた理由を説明できます。

寄附者の意向と変更事項を提出前に確かめる

受入時に推薦の希望を聞いていても、提出前にもう一度確かめます。横浜市立大学と東京科学大学は、寄附者の意向を確認したうえで推薦すると案内しています。

個人の場合は、申込時と現在の氏名や住所を比べます。法人・団体の場合は、団体名、所在地、代表者を比べます。変更があれば、古い書類を現在の情報へ書き換えず、変更内容を所管窓口へ速やかに知らせてください。

文部科学省の令和6年版案内では、転居、移転、役員の変更などが生じた場合、提出書類の差し替えが必要になることがあるとしています。差し替える書類と方法は、現行の窓口へ確認します。

寄附者が亡くなった場合は、遺族の氏名へ置き換えて通常の推薦資料を出すことは避けます。内閣府の制度概要には、遺族へ杯または褒状を授与する遺族追賞という別の扱いが示されています。死亡を知った時点で、所管窓口へ連絡してください。

利益の有無と認定状況を別々に確認する

内閣府は、地方公共団体等への寄附で寄附者が返礼品を受けた場合、記念品の類を除いて紺綬褒章の対象外と案内しています。受入団体は「利益なし」とだけ記すのではなく、寄附に伴って何を渡したかを事実として残します。

文部科学省の令和6年版案内には、寄附者の所属団体への寄附や自社製品の寄附などで利益が見込まれる場合に、理由書を付ける例があります。利益に当たるかを受入団体だけで決めず、提供した品や便宜を所管窓口へ具体的に伝えます。

公益団体への寄附では、認定状況も確認します。内閣府の認定公益団体一覧は、令和8年6月24日現在の資料です。現在の一覧だけで過去の受領時点まで確認できるとは限りません。認定通知や当時の記録を探し、必要であれば所管府省へ照会してください。

公表された期限を他団体へ当てはめない

提出期限は、提出先と手続の段階を分けて読む必要があります。日数だけを取り出して、別の団体へ当てはめることはできません。

大阪市の要綱は、寄附者の意思を再確認し、寄附受領日から2か月以内に政策企画室長へ上申を依頼すると定めています。これは市の主管局や区から市内部の窓口へ出す期限です。現行要綱は2024年10月2日以後の寄附に適用し、それより前の寄附は従前の例によるとしています。

鹿屋体育大学の案内は、大学から文部科学省への提出を、寄附受領日から6か月以内としています。これは同大学が公表する文部科学省関係の流れです。

提出前に所管窓口へ、次の三点を確認してください。

  1. どの日付の様式を使い、紙と電子データをそれぞれ何部用意するか。
  2. 団体内のどの部署を経て、どの府省のどの窓口へ提出するか。
  3. 期限はどの日から数え、分納、情報変更、物件寄附では何を追加するか。

相違点を隠さず、根拠と一緒に所管窓口へ伝える

提出前の最終確認では、書類がそろった数より、数値、日付、名義が一致しているかを見ます。相違が見つかったら、いずれかの書類を見かけ上そろえるために直さないでください。

相違の内容、発生した理由、正しい事実を確認できる資料を、短い記録にまとめます。その記録を所管窓口へ示し、指定された補足書類を確認します。

受入団体が確認できるのは、寄附の事実と提出資料です。審査結果、審査理由、授与時期を団体から約束することはできません。政府広報の制度説明にも、関係府省等からの推薦後に、内閣府の審査、閣議決定、御裁可、発令へ進む流れが示されています。

公式情報の出典

制度と各公表例は、次の公式情報を2026年7月14日に確認しました。書類名、部数、期限は、資料を公開した府省または受入先の例です。